ARMADO DE PRESUPUESTOS: CÓMO ELEGIR EL MEJOR CAMINO

En situaciones económicas-financieras estándares, o que podrían definirse como “normales”, la mayoría de las empresas tienen usualmente objetivos y planes para incrementar sus ventas, así como planes para ser más eficientes y rentables, pero: ¿alguna vez les ha pasado que no conocían los costos de sus productos o servicios? ¿Les ha pasado que un cliente les solicite un descuento y no saber hasta cuánto pueden bajar los precios de venta? 

Ahora, supongamos que estamos en condiciones económicas-financieras extraordinarias como, por ejemplo, cuando nos toca vivir tiempos de crisis globales, en donde sucede que las reglas que funcionaban en tiempos estándares ya no son válidas.

Este tipo de escenario genera que sea imprevisible planear algo en forma precisa; por lo tanto, podemos decir que no existen fórmulas “mágicas”, ya que todas las crisis son diferentes y afectan también de forma distinta. Pero lo que sí podemos hacer es generar diferentes modelos de nuestro propio negocio, considerando supuestos y diferentes escenarios, en donde luego, de acuerdo a las circunstancias que estemos viviendo, podemos elegir el modelo y escenario que mejor se adapte a la situación que estemos pasando. Estas decisiones las vamos a tener que ir tomando en períodos breves de tiempo. 

El presupuesto de una empresa es un plan de operaciones y recursos de una empresa, en donde se cuantifican pronósticos y previsiones, que se formula para lograr, en un cierto período, los objetivos propuestos por la empresa y se expresa en términos monetarios. 

Es importante primero establecer y conocer en profundidad algunos conceptos vinculados al establecimiento de costos para luego trazar un buen mapa de costos que ponga luz sobre los aspectos económicos de la empresa.

Definiciones, características y clasificaciones de costo y gasto 

Costo: 

Es el esfuerzo económico o salida de dinero que se requiere para la fabricación de productos o para la realización de servicios (por ejemplo, los pagos correspondientes a materias primas, salarios de centros de costos productivos, servicios externos y fletes). 

• Está relacionado con la producción. 
• Es fundamental para la generación de ingresos. 
• Genera retorno. 
• Existen los costos fijos, variables, directos e indirectos. 
• Algunas sub clasificaciones pueden ser costos relevantes, irrelevantes, controlables, no controlables, evitables, inevitables, históricos y predeterminados. 
• Ejemplos: pago de materias primas y de fletes.

Gasto: 

Es el esfuerzo económico o salida de dinero destinada a cubrir los aspectos operativos de la empresa que no están relacionados directamente con la fabricación de los productos o servicios. Generalmente, los gastos están asociados a aspectos administrativos y operativos que son esenciales para el funcionamiento de la empresa.

• Está relacionado con la administración de las empresas. 
• Es fundamental para mantener la operación de las empresas. 
• No genera retorno. 
• Existen los gastos fijos, variables, operacionales y no operacionales.
• Ejemplos: salarios del personal administrativo, pago de impuestos.

Métodos de costeo

Costeo por absorción o costeo total:

Es un método de costeo que se utiliza mucho para calcular el costo de los inventarios, porque incluye los costos directos e indirectos de producción (es decir, considera tanto los costos fijos como los variables). Se utiliza generalmente para calcular el costo del inventario.

Costeo directo o costeo variable:

Este método considera solamente los costos que están directamente relacionados con la fabricación de un producto o con la obtención de un servicio. No se consideran los costos fijos. Generalmente se utiliza para tomar decisiones a corto plazo. 

Costeo estándar:

Es el que nos indica lo que debe costar un producto o servicio con base en la eficiencia del trabajo normal de una empresa. Se suele utilizar para evaluar el desempeño, productividad y eficiencia de las áreas relacionadas con la fabricación de los productos. 

Precio de Venta 

Podemos definirlo de varias formas; por ejemplo, lo definiremos con base en cómo determinemos el precio de venta.

El precio de venta es el valor monetario que se le asigna a algo (a un bien, producto o servicio). Este valor monetario se expresa en dinero e indica la cantidad que debe tener el comprador (cliente) para que el vendedor le entregue el producto o servicio. Es el precio de venta el valor monetario, promedio de mercado, del producto o servicio que deseamos comercializar. Y se obtiene al calcular los costos de dicho producto más un margen de utilidad que se quiera tener por la venta del mismo. También es el valor que se decidió fijar para comercializar dicho producto. 

Contribución Marginal 

Es el valor resultante de restar a la venta los costos directos.
[Contribución Marginal] = [Precio de Venta] – [Costos Directos]

Costos Directos: 

Son los costos que se generan solo si se fabrica el producto (o se realiza el servicio).
La Contribución Marginal también se conoce como “el dinero que queda en la empresa para pagar los gastos fijos”. 

Costos de Procesos: 

Son los costos de los procesos involucrados (o que se requieren) para fabricar el producto o el servicio.

Margen de Utilidad

Es el valor monetario (dinero) que queda luego de restar a la venta todos los costos directos e indirectos relacionados con la fabricación y comercialización del producto o servicio. 

[Margen/Utilidad] = [Venta] – [Costos Directos] – [ Costos de Procesos] 

[Margen/Utilidad] = [Contribución Marginal] – [ Costos de Procesos] 

Mapa de costos

El Mapa de Costos es una herramienta que nos permite conocer el “costo por unidad de costo” (por ejemplo: costo por hora, costo por giro, costo por proceso de placa, costo por clic, costo por pieza, costo por servicio, etc.) de cada uno de los centros de costos productivos.

El Mapa de Costos se utiliza para: 

• Determinar el costo por unidad de costo, de cada proceso. 

• Determinar los costos unitarios de los productos y servicios (junto con sus costos directos, como por ejemplo, la materia prima y fletes). 

• Determinar, en forma precisa, márgenes y precios de venta. 

• Generar información para la toma de decisiones (comerciales, de producción y/o gestión). 

Ejemplo de Mapa de Costos de una empresa gráfica

Centros de Costos Productivos:

• 1 CTP 
• 1 PrensaPlanaOffset 
• 1 Troqueladora (suaje) 
• 1 Pegadora

Centros de Costos Auxiliares de la Producción:

• Planeación+ControldeCalidad+Almacenes+Logística 
• Centros de Costos Administrativos: Ventas + Compras + CxC +CxP 
• Contratan algunos servicios externos: Administrativos + Legales + RH + Sistemas 
• Alquiler
  

Cálculo del presupuesto: Pasos básicos para elaborar un Presupuesto Empresarial 

1. Contar con un plan estratégicos y metas organizacionales definidas:

1.a) Establecer metas financieras. 

1.b) Analizar las tendencias de los ingresos y gastos de años anteriores. 

1.c) Determinar montos límites para cada categoría de gastos. 

2. Pronosticar ventas o ingresos:

2.a) Demanda estimada del producto y/o servicio. 

2.b) Mercado meta. 

2.c) Competencia directa e indirecta. 

2.d) Precio promedio de mercado del producto y/o servicio. 

2.e) Capacidad de producción y/o de dar servicio. 

3. Presupuestar gastos fijos y variables + Gastos Imprevistos: 

3.a) Gastos generales de la empresa. 

3.b) Gastos relacionados a proyectos planeados 

4. Pronosticar el flujo de efectivo:

4.a) Método Indirecto: se divide el flujo en 3 categorías; flujo operativo, flujo de inversión y flujo de financiamiento 

4.b) Método Directo: Efectivo recibido menos el efectivo que salió; que es el equivalente a la utilidad neta. 

5. Estructurar el presupuesto en todas las áreas de la organización. 

6. Programar sesiones periódicas de seguimiento. 

7. Tomar acciones respecto a las variaciones de Resultados vs Presupuestos.

Punto de Equilibrio 

El punto de equilibrio es el nivel de actividad y momento en que la empresa consigue cubrir con las ventas la totalidad de sus costos, tantos sus costos fijos como variables. En este punto se supone que la empresa tiene un beneficio igual a cero, es decir, no gana, pero tampoco pierde. La estimación del punto de equilibrio te permitirá conocer, aún sin haber iniciado tu empresa, qué volumen de ventas requieres para recuperar tu inversión. 

Sugerencias para reducción de costos y reactivar tu empresa 

1. Definir los costos para los diferentes porcentajes de operación:

Para los porcentajes de operación: costos fijos, costos variables promedio al mes, Mapa de costos, presupuesto, punto de equilibrio, venta mínima y pérdida máxima a soportar por período. 

2. Conocer los valores de mercado de costos y precios de venta:

Conocer los valores de mercado de la materia prima y/o servicios externos que utilizan; como así también, los precios de venta de la competencia. 

3. Definir el nivel de operación con el que se a trabajar.

4. Tomar acciones directivas, administrativas y operativas: 
Tomar acciones a nivel:

• Directivas 
• Administrativas (incluyen decisiones Fiscales y Legales) 
• Operativas. Se incluyen acciones relacionados a los valores de los inventarios y a valores de reposición.

5. Hacer un seguimiento periódico y analizar indicadores:

El seguimiento periódico debe ser de:

• Costo Presupuestado vs Real 
• Cotizado vs Planeado vs Real 
• Ventas Estimadas vs Reales 
• Margen Estimado vs Real Analizamos impacto del mes y anual. 

Claves para el éxito del negocio

Debemos tener en cuenta que solo las empresas que mejoren y evolucionen dinámicamente y logren minimizar sus costos y maximizar la utilización de sus recursos 

son las que serán más eficientes y rentables, y las que van a poder permanecer en el futuro.